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Cómo organizar un evento

By Eventos Mataró 5 meses ago1 Comment
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No importa qué tipo de evento pretendas organizar (sea deportivo o corporativo), siempre deberás prestar muchísima atención a una serie de aspectos básicos para que el evento se desarrolle de la mejor manera posible y el resultado final sea de lujo.

Es más, ¿quieres saber la verdad?, quien te diga que la organización de un evento es una tarea sencilla, simplemente está mintiendo o te lo dice con la intención de no alarmarte. Pero lo cierto es que debes estar atento a algunos detalles.

Bien, a continuación hablaremos de los cuatros pilares esenciales para que logres dar en el clavo con el evento que te dispones a organizar.

Etapas para organizar un evento

  1. Haz un Briefing del evento

Esta es la mejor manera de empezar de cara a la organización de un evento: desarrollar un documento en el que se estipule toda la información acerca de la identidad del proyecto.

Sí, estamos hablando de realizar un Briefing, un documento donde se establece de forma estratégica cómo organizar el evento y cuáles son los objetivos que se desean alcanzar con su realización.

Todo Briefing tiene que incluir los siguientes elementos:

  • Identificación del público objetivo, es decir, a quienes va dirigido el evento.
  • Novedades y enfoque del proyecto.
  • Fecha y sitio donde se quiere realizar.
  • Presupuesto con el que se cuenta.
  • Programa de planificación para desarrollarlos.
  • Gestiones con proveedores y partners.
  • Actividades que realizarán antes, durante, incluso después del evento.
  1. Elige un buen lugar

La localización del espacio será clave, especialmente si el lugar se ajusta a las necesidades de la empresa y si es funcional para el desarrollo del evento.

Ojo, este paso no se resume en buscar un espacio cualquiera y ya, lo más recomendable es que hagas todo un estudio para escoger la ciudad o el sitio donde se desarrollará el proyecto.

Por supuesto la decisión deberá responder a una serie de criterios. Por ejemplo, los proveedores de la zona, el traslado de los equipos y el personal, el acceso para los asistentes,  etc.

  1. Ofrece algo novedoso

Tal vez ya sabes de qué va este tercer pilar, pues nos referimos nada menos que a la creatividad.

¡Es así!, este es otro ingrediente para garantizar el éxito del evento; y es que no basta con qué elijas un buen lugar o la atención sea de maravilla si no ofreces algo que le permita a tu empresa diferenciarse de la competencia.

¿Por qué es tan importante la creatividad?, porque es el elemento que te permitirá enganchar a tu público objetivo y hará que recuerden el evento por un buen tiempo.

  1. Usa tecnología de punta

¿El evento necesitará equipos de iluminación y de sonido?, entonces hay que trabajar para conseguir tecnología de altura. ¿Imaginas que en pleno evento se presente algún fallo con estos aparatos? ¡Sería un total desastre!

Incluso, hoy día es muy difícil poner en marcha este tipo de proyectos sin equipos tecnológicos y sistemas técnicos, sobre todo cuando se trata de eventos corporativos.

Lo que suelen hacer las empresas actualmente es buscar espacios con proyectores,  pantallas gigantes y, que además haya Wi-Fi con un nivel óptimo de banda ancha para transmitir vía streaming.

Como has podido observar, no es nada sencillo organizar un evento. Por eso, en Eventos Mataró te podemos ayudar a organizarlo.

Ya hemos terminado con este post, esperamos sea de mucha ayuda para que organices tu evento con éxito. Y si tienes alguna duda puedes contactarnos.

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